Multitasking czyli wielozadaniowość jak ogarnąć

Multitasking – czym jest i jak się w nim zorganizować?

Czas czytania: 4 minut

Multitasking, czyli inaczej wielozadaniowość, to umiejętność wykonywania kilku czynności w tym samym czasie.

Przez wielu ludzi multitasking uważany jest za zaletę. W końcu coraz częściej życie stawia przed nami coraz więcej wyzwań, a czasu wcale nie przybywa. Jednak czy aby na pewno wielozadaniowość jest taka dobra? Co właściwie należy zrobić, by w tym pędzącym świecie dać sobie radę.

Czym jest multitasking?

Słowo multitasking pochodzi z języka angielskiego, zostało ono zaczerpnięte z informatyki (gdzie jest powszechnie używane). W pewnym sensie więc multitasking to coś czego nauczyliśmy się od komputerów. To przecież one potrafią bez większego problemu wykonać dużą liczbę zadań w tym samym czasie. Jednak tak jak wszystko tak i one mają swoje ograniczenia.

Zapewne większość z was słysząc je momentalnie ma na myśli pracę zawodową. W końcu w to podczas niej bardzo często musimy wykonywać naraz wiele czynności. Do tego jeszcze musimy być otwarci na innych członków zespołu, którzy w każdym momencie mogą chcieć wejść z nami w interakcję.

Jednak multitasking nie dotyczy tylko miejsca naszej pracy, ze zjawiskiem tym mamy bowiem do czynienia także w życiu codziennym. W pewnym sensie zdominował on nasze życia.

Przykładami multitaskingu zatem może być:

  • rozmawianie przez telefon i prowadzenie samochodu
  • gotowanie obiadu i rozmowa przez telefon
  • robienie prania, gotowanie i praca na komputerze
Multitasking – czym jest i jak się w nim zorganizować?

Dlaczego wielozadaniowość nie koniecznie jest dobra?

Według badań naukowych robienie kilku rzeczy naraz często nas tak naprawdę spowalnia. Nie jesteśmy bowiem w stanie skupić się w wystarczającym stopniu na wykonywanych czynnościach. W końcu jeśli słuchamy jednocześnie radia i oglądamy film lub rozmawiamy przez telefon tak naprawdę nie zapamiętamy wszystkiego co zostało „do nas” lub „przy nas” powiedziane. Nawet jeśli mamy podzielną uwagę, w którymś momencie okaże się że coś mogliśmy zrobić źle. A to wystarczy do tragedii kiedy np. prowadzimy auto i piszemy SMS.

Tu dobrym przykładem, może być sytuacja kiedy opiekujemy się dzieckiem, gotujemy obiad, robimy pranie i rozmawiamy przez telefon. Prawdopodobnie obiad przypalimy, dziecko zacznie płakać a z rozmowy prawie nic nie zapamiętamy. Pranie zrobi się jednak pod warunkiem, że mamy automat i nic się nie zepsuje. Zapewne część Panów teraz powie, że kobietą to się nie zdarza. Trochę to komentarz nie na miejscu – bo i one mają z ogarnięciem tego problem. Co najwyżej być może są lepiej zorganizowane i nauczone jak sobie radzić.

Jak poradzić sobie z mnogością zadań?

Z pewnością nie będzie to łatwe i będzie od nas wymagało wysiłku. W praktyce bowiem to co może nam pomóc to zmiana lub udoskonalenie metod organizacji naszego dnia. Przeciwieństwem multitaskingu może być mindfulness (pełne zaangażowanie się w daną czynność).

Na początek dnia zrób / zaktualizuj plan tego co trzeba zrobić.

Dzięki takiemu planowi będziesz wiedzieć co jeszcze masz do zrobienia. Zanim przystąpisz do tworzenia planu sprawdź swoją skrzynkę e-mail, pocztową (jeśli taka masz) oraz telefon. Tak by twój plan był aktualny. Jeżeli możesz odpisz na szybko na pilne wiadomości (by mieć je już z głowy).

Następnie zadaniom nadaj priorytet. Oczywiście w ciągu dnia mogą pojawić się jakieś nowe zadania. Je również trzeba rozpisać i dodać do planu. Istotne jest by zwrócić uwagę na ważność ich wykonania. Nie zapomnij też o robieniu notatek. Pamięć ludzka jest dobra, ale przy dużej ilości pracy krótka i omylna. Notatki ułatwią ponowny powrót do zadania – a czasami dadzą nawet rozwiązanie.

W tym miejscu warto pamiętać, że nie ma sensu niektórych czynności przekładać w nieskończoność. Zbyt długie odwlekanie może doprowadzić do sytuacji, w której przekroczymy deadline (termin ostateczny).

O ile to jest możliwe dzień powinniśmy zaczynać od trudniejszych zadań lub pilniejszych. Jesteśmy bowiem mniej zmęczeni i łatwiej powinniśmy się skupić. Dobrze jest też o ile to możliwe skończyć jedno zadanie a potem przejść do drugiego. Jeśli nie możesz skończyć zadania zastanów się co jest tego powodem, oraz jak go rozwiązać.

Dlaczego warto od trudnych zadań zaczynać dzień
Dlaczego warto od trudnych zadań zaczynać dzień

Jeżeli możesz odetnij się od „rozpraszaczy” w pracy

Postaraj się wyłączyć lub chociaż wyciszyć telefon, komunikator internetowy, portale społecznościowe itp. Zdaję sobie sprawę, że w niektórych sytuacjach może to być problematyczne, nie mniej jednak jeśli co chwilę będziesz czekać na jakąś wiadomość lub telefon to stracisz na to dużo czasu. Czasami warto wziąć na luz, zająć się innym sprawami i np. odebrać telefon jak naprawdę zadzwoni. Jeżeli prowadzisz naprawdę trudny projekt to warto też poprosić współpracowników by przez kilka godzin zostawili cię samego. W niektórych firmach jest też opcja by ktoś za ciebie przez pewien czas odbierał telefony.

Nie chwytaj dwóch srok za ogon

Jeżeli rozmawiasz z klientem przez telefon lub jesteś z nim na osobistym spotkaniu. Staraj się skoncentrować tylko i wyłącznie na nim. Jeżeli musisz koniecznie to rób notatki hasłowe, tak by twój rozmówca nie poczuł się nieswojo (w najlepszym przypadku). Dokończenie np. e-maila powinno poczekać, by nie stracić w oczach klienta (nie tylko jednego) profesjonalizmu.

Zorganizuj czas po pracy i się zrelaksuj

A po pracy dobrze by było, wyłączyć telefon i opuścić świat online. To powinien być czas dla ciebie, twojej rodziny i przyjaciół. Dużo ludzi lubi odreagowywać pracę na siłowni, ale nie każdy może. Warto więc znaleźć coś dla siebie. Kto wie może inni twoi domownicy lub znajomi mają podobne zainteresowania i możecie grupą coś zrobić np. biegać wieczorami, grać w gry planszowe, zapisać się całą rodziną na kurs językowy, co kto lubi. O ile zdrowie wam na to pozwala (i fundusze) warto być może też iść raz w miesiącu do restauracji lub na piknik do parku.

Brak chętnych, spokojnie jest bardzo dużo zajęć które można robić samemu. Samemu można nawet pojechać na wakacje nawet z biurem podróży lub odwiedzić dawno nie widzianych krewnych. Ja np. pojechałam z biurem podróży do Bawarii w Niemczech na tydzień, do Poczdamu na 1 dzień. Jak bym miała się miała innych prosić to.. nigdy bym tam nie dojechała.

Multitasking, wielozadaniowość

Podsumowanie

Jak widać trochę, może być z tym zabawy. A samo ogarnięcie to w praktyce kolejna seria działań.

A jak wy sobie radzicie z multitaskingiem? Macie może jakieś sprawdzone metody? Piszcie w komentarzu.

Źródła: